Mail (E-posta) Arşivleme Nedir?

E-posta günümüz iş yaşamında kullanılan iletişim araçlarının başında geliyor. Dünyanın her yerinde pek çok kurumun iç ve dış çevresiyle haberleşmesi için e-postalara duyduğu gereksinim her geçen gün artıyor. İçeriğine baktığımızda şiparişler, satın almalar, indirimler, teklifler, sözleşmeler ve iş süreçlerine ait daha bir çok bilgi ve dokümanın e-posta kanalıyla taşındığını görüyoruz. Ancak unutmamak gerekiyor ki bu hassas içerik, e-postaların kazara ya da bilinçli olarak silinmesi, e-posta hesabının kullanılmaz duruma gelmesi ve başka nedenlerle ulaşılamaz hale gelebilir.

Elbette böyle sorunlarla karşılaşmamak için alınabilecek önlemler var. Son yıllarda pek çok kurum e-postalarının güvenli bir biçimde depolanarak dijital kayıt ve belgeler olarak saklanması ve böylelikle kurumlarını güvence altına almak için mail arşivleme çözümlerinden yararlanıyor.

Mail arşivleme, alan adınız altında bulunan tüm e-posta hesaplarınızdaki e-postalar ve eklerinin sistematik bir biçimde yedeklenmesi, indekslenmesi ve erişilebilir olması durumudur.

Mail arşivleme hizmetiyle, kurumsal e-postalarınız, yani alan adınıza ait e-posta hesaplarınıza gelen ve giden tüm e-postalar otomatik olarak mesajın içeriği ve ekleriyle birlikte arşive çekilir, burada indekslenerek sadece okunabilir (read-only) formatında kayıt altına alınır. Böylelikle mesaj içeriğinin değiştirilmesi imkansız hale getirilerek, mesaj orijinal haliyle saklanmış olur.

Mail arşivleme hizmeti ile önemli bilgi ve belgelere kısa sürede ulaşmak mümkündür. Diğer bir faydası ise kuşkusuz, e-postaların bilgi teknolojisi altyapısından kullandıkları depolama alanlarının azaltılması ve maliyetin düşürülmesidir.

Mail arşivleme çözümü, mail arşivi barındırma hizmeti veren sağlayıcıların bazıları tarafından sağlanmaktadır. Linux ya da Windows tabanlı çalışan arşivleme çözümlerinden yararlanmak için bu yazılımların e-posta sunucunuzda bulundurulması gerekir. Dolayısıyla mail arşivleme ve mail hosting hizmetlerini aynı sağlayıcıdan almak kullanıcılar için avantajlı olacaktır.

Ancak herhangi bir e-posta hizmeti almayan, yani e-posta sunucuları in-house olan kurumlar da bu hizmeti bir sağlayıcıdan alarak, daha önce belirttiğimiz gibi depolama alanları-storage’larını daha efektif kullanmış olurlar.