Mail (E-posta) Arşivleme Nedir?

Eposta günümüz iş yaşamında kullanılan iletişim araçlarının başında geliyor. Dünyanın her yerinde pek çok kurumun iç ve dış çevresiyle haberleşmesi için epostalara duyduğu gereksinim her geçen gün artıyor. İçeriğine baktığımızda şiparişler, satın almalar, indirimler, teklifler, sözleşmeler ve iş süreçlerine ait daha bir çok bilgi ve dokümanın eposta kanalıyla taşındığını görüyoruz. Ancak unutmamak gerekiyor ki bu hassa içerik, epostaların kazara ya da bilinçli olarak silinmesi, eposta hesabının kullanılmaz duruma gelmesi ve başka nedenlerle ulaşılamaz hale gelebilir.

Elbette böyle sorunlarla karşılaşmamak için alınabilecek önlemler var. Son yıllarda pek çok kurum epostalarının güvenli bir biçimde depolanarak dijital kayıt ve belgeler olarak saklanması ve böylelikle kurumlarını güvence altına almak için mail arşivleme çözümlerinden yararlanıyor.

Mail arşivleme alan adınız altında bulunan tüm email hesaplarınızdaki emailler ve eklerinin sistematik bir biçimde yedeklenmesi, indekslenmesi ve erişilebilir olması durumudur.

Mail arşivleme hizmetiyle, kurumsal emailleriniz, yani alan adınıza ait eposta hesaplarınıza gelen ve giden tüm epostalar otomatik olarak mesajın içeriği ve ekleriyle birlikte arşive çekilir, burada indekslenerek sadece okunabilir (read-only) formatında kayıt altına alınır. Böylelikle mesaj içeriğinin değiştirilmesi imkansız hale getirilerek, mesaj orjinal hailyle saklanmış olur.

Mail arşivleme hizmeti ile önemli bilgi ve belgelere kısa sürede ulaşmak mümkündür. Diğer bir faydası ise kuşkusuz, epostaların bilgi teknolojisi altyapısından kullandıkları depolama alanlarının azaltılması ve maliyetin düşürülmesidir.

Mail arşivleme çözümü, mail arşivi barındırma hizmeti veren sağlayıcıların bazıları tarafından sağlanmaktadır. Linux ya da Windows tabanlı çalışan arşivleme çözümlerinden yararlanmak için bu yazılımların email sunucunuzda bulundurulması gerekir. Dolayısıyla mail arşivleme ve mail hosting hizmetlerini aynı sağlayıcıdan almak kullanıcılar için avantajlı olacaktır.

Ancak herhangi bir eposta hizmeti almayan, yani eposta sunucuları in-house olan kurumlar da bu hizmeti bir sağlayıcıdan alarak, daha önce belirttiğimiz gibi depolama alanları-storage’larını daha efektif kullanmış olurlar.